Como as empresas de serviços podem perder menos chamadas sem contratar pessoal adicional
Para as pequenas empresas de serviços, cada chamada não atendida pode significar a perda de um cliente. O problema é que, muitas vezes, as chamadas chegam precisamente quando estão com as mãos ocupadas.
Em resumo
O rececionista com IA não deve substituir a empresa, mas sim atender os clientes quando ninguém tem disponibilidade para responder.
O mais importante é o nome, o número de telefone, o motivo do contacto e o grau de urgência.
Um processo bem estruturado faz com que o cliente se sinta acompanhado, mesmo quando o proprietário está ocupado.
Raramente o problema é as empresas não quererem atender
A maioria dos pequenos empresários quer responder rapidamente. Mas pode estar com um cliente, a conduzir, a prestar um tratamento, numa obra ou já noutra chamada.
Quando o cliente não obtém uma resposta imediata, muitas vezes contacta a empresa seguinte. Por isso, o atendimento tem de funcionar mesmo quando o proprietário não pode atender o telefone.
O que deve fazer o rececionista com IA
Um rececionista com IA deve ser simples e claro. Deve responder com simpatia, compreender o motivo do contacto do cliente e recolher as informações necessárias para que a empresa possa dar seguimento.
O objetivo não é prolongar a conversa. É fazer com que o cliente sinta que o seu pedido foi recebido e que a empresa dispõe das informações certas.
- Recolher o nome e o número de telefone.
- Perceber se se trata de uma marcação, de um pedido de orçamento, de um cancelamento ou de uma pergunta.
- Guardar o pedido no painel de controlo.
- Terminar a chamada naturalmente quando o cliente tiver concluído.
Porque é que tem de estar ligado a um painel de controlo
Se a chamada ficar apenas numa transcrição, é difícil trabalhar com essa informação. Os dados têm de ficar organizados numa vista onde a empresa possa consultar os novos pedidos, os números de telefone, o estado e o próximo passo.
Assim, a rececionista com IA deixa de ser um truque e passa a ser uma verdadeira ferramenta de trabalho.