كيف تفوّت شركات الخدمات عددًا أقل من المكالمات من دون توظيف موظفين إضافيين
بالنسبة إلى شركات الخدمات الصغيرة، قد تعني كل مكالمة فائتة خسارة عميل محتمل. والمشكلة أن المكالمات غالبًا ما ترد حين تكون الأيدي مشغولة.
باختصار
ليس الهدف من موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي أن يحل محل الشركة، بل أن يستقبل العملاء عندما لا يتاح لأحد الرد.
أهم المعلومات هي الاسم ورقم الهاتف وموضوع الطلب ومدى إلحاحه.
تجربة استقبال جيدة تجعل العميل يشعر بالاهتمام حتى عندما يكون صاحب العمل مشغولًا.
نادرًا ما تكون المشكلة أن الشركات لا ترغب في الرد
يرغب معظم أصحاب الشركات الصغيرة في الرد بسرعة. لكن قد يكونون لدى عميل، أو يقودون السيارة، أو يقدمون علاجًا، أو يعملون في موقع بناء، أو يتحدثون على مكالمة أخرى.
عندما لا يحصل العميل على رد فوري، غالبًا ما يتصل بالشركة التالية. لذلك ينبغي أن تعمل خدمة استقبال المكالمات حتى عندما يتعذر على صاحب العمل الرد على الهاتف.
ما الذي ينبغي أن يفعله موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي؟
ينبغي أن يكون موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي بسيطًا وواضحًا. عليه أن يرد بلطف، ويفهم طلب العميل، ويجمع المعلومات اللازمة كي تتمكن الشركة من معاودة التواصل معه.
ليس الهدف إطالة الحديث، بل أن يشعر العميل بأن طلبه قد سُجّل وأن الشركة حصلت على المعلومات اللازمة.
- جمع الاسم ورقم الهاتف.
- فهم ما إذا كان الأمر يتعلق بحجز أو طلب عرض سعر أو إلغاء أو استفسار.
- حفظ الطلب في لوحة التحكم.
- إنهاء المكالمة بأسلوب طبيعي عندما ينتهي العميل.
لماذا ينبغي ربط ذلك بلوحة تحكم؟
إذا لم ينتج عن المكالمة سوى تفريغ نصي، فسيكون من الصعب العمل بها. ينبغي تنظيم المعلومات في واجهة تعرض للشركة الطلبات الجديدة وأرقام الهواتف والحالة والخطوة التالية.
عندها لن يكون موظف الاستقبال المدعوم بالذكاء الاصطناعي مجرد حيلة، بل أداة عمل حقيقية.