Cách các công ty dịch vụ bỏ lỡ ít cuộc gọi hơn mà không cần tuyển thêm nhân viên
Đối với các công ty dịch vụ nhỏ, mỗi cuộc gọi bị bỏ lỡ đều có thể đồng nghĩa với việc mất khách hàng. Vấn đề là các cuộc gọi thường đến đúng lúc mọi người đang bận rộn.
Tóm tắt ngắn gọn
Lễ tân AI không nhằm thay thế công ty mà giúp tiếp nhận khách hàng khi không ai kịp trả lời.
Thông tin quan trọng nhất là tên, số điện thoại, yêu cầu và mức độ khẩn cấp.
Một quy trình tốt giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm ngay cả khi chủ doanh nghiệp đang bận.
Vấn đề hiếm khi là các công ty không muốn trả lời
Hầu hết chủ doanh nghiệp nhỏ đều muốn trả lời nhanh. Nhưng họ có thể đang ở chỗ khách hàng, đang lái xe, đang thực hiện dịch vụ, ở công trường hoặc đang có cuộc gọi khác.
Khi không được trả lời ngay, khách hàng thường chuyển sang công ty tiếp theo. Vì vậy, khâu tiếp nhận cần hoạt động ngay cả khi chủ doanh nghiệp không thể nghe điện thoại.
Lễ tân AI cần làm gì
Lễ tân AI cần đơn giản và rõ ràng. Công cụ này cần trả lời thân thiện, hiểu yêu cầu của khách hàng và thu thập thông tin cần thiết để công ty có thể liên hệ lại.
Mục tiêu không phải là trò chuyện lâu. Mục tiêu là để khách hàng cảm thấy yêu cầu của mình đã được tiếp nhận và công ty nhận được thông tin cần thiết.
- Tiếp nhận tên và số điện thoại.
- Xác định xem đó là yêu cầu đặt lịch, báo giá, hủy lịch hay câu hỏi.
- Lưu yêu cầu vào bảng điều khiển.
- Kết thúc cuộc gọi một cách tự nhiên khi khách hàng đã trao đổi xong.
Vì sao cần kết nối với bảng điều khiển
Nếu cuộc gọi chỉ được chuyển thành bản ghi chép thì rất khó xử lý. Thông tin cần được sắp xếp trong một giao diện để công ty có thể xem các yêu cầu mới, số điện thoại, trạng thái và bước tiếp theo là gì.
Khi đó, lễ tân AI không còn là chiêu trò, mà trở thành một công cụ làm việc thực sự.