شرکت‌های خدماتی چگونه بدون استخدام نیروی اضافی تماس‌های کمتری را از دست می‌دهند
برای شرکت‌های خدماتی کوچک، هر تماس ازدست‌رفته می‌تواند به معنای از دست دادن یک مشتری باشد. مشکل این است که تماس‌ها اغلب درست زمانی می‌رسند که دست‌وپای آدم بند است.
خلاصهٔ کوتاه
پذیرشگر هوش مصنوعی قرار نیست جای شرکت را بگیرد، بلکه تماس مشتریان را زمانی پاسخ می‌دهد که کسی فرصت جواب دادن ندارد.
مهم‌ترین معلومات، نام، شمارهٔ تلفن، موضوع تماس و میزان فوری بودن آن است.
یک روند خوب باعث می‌شود مشتری احساس کند به او توجه شده، حتی اگر مالک شرکت مصروف باشد.
مشکل به‌ندرت این است که شرکت‌ها نمی‌خواهند جواب بدهند
بیشتر صاحبان کسب‌وکارهای کوچک می‌خواهند سریع پاسخ بدهند. اما ممکن است پیش مشتری باشند، رانندگی کنند، مشغول ارائهٔ خدمات باشند، در یک محل ساختمانی کار کنند یا در حال صحبت با شخص دیگری باشند.
وقتی مشتری فوراً پاسخ نمی‌گیرد، اغلب به سراغ شرکت بعدی می‌رود. به همین دلیل، پذیرش تماس‌ها باید حتی زمانی هم کار کند که مالک شرکت نمی‌تواند تلفن را جواب بدهد.
پذیرشگر هوش مصنوعی چه کاری باید انجام دهد
یک پذیرشگر هوش مصنوعی باید ساده و روشن باشد. باید با خوش‌رویی پاسخ بدهد، موضوع تماس مشتری را بفهمد و معلومات لازم را جمع‌آوری کند تا شرکت بتواند با او تماس بگیرد.
هدف این نیست که گفت‌وگو طولانی شود. هدف این است که مشتری احساس کند درخواستش دریافت شده و شرکت معلومات لازم را در اختیار داشته باشد.
- نام و شمارهٔ تلفن را بگیرد.
- بفهمد که تماس دربارهٔ رزرو، درخواست قیمت، لغو رزرو یا پرسش است.
- درخواست را در داشبورد ثبت کند.
- وقتی مشتری کارش تمام شد، تماس را به‌طور طبیعی پایان دهد.
به همین دلیل، باید به یک داشبورد وصل باشد
اگر تماس فقط به متن پیاده‌شده تبدیل شود، کار کردن با آن دشوار است. معلومات باید به‌صورت منظم در یک نمای واحد قرار بگیرد تا شرکت بتواند درخواست‌های جدید، شماره‌های تلفن، وضعیت و گام بعدی را ببیند.
در این صورت، پذیرشگر هوش مصنوعی یک ابزار نمایشی نیست، بلکه ابزار کاری واقعی است.